下面是小编为大家整理的文件管理制度（范文推荐）,供大家参考。

　⽂ 件管理制度

　 ⽂ 件管理制度（通 ⽤ 5 篇）

　 随着社会不断地进步，各种制度频频出现，制度是⼀种要求⼤家共同遵守的规章或准则。那么相关的制度到底是怎么制定的呢？下⾯是

　店铺精 ⼼ 整理的 ⽂ 件管理制度，欢迎 ⼤ 家分享。

　⽂ 件管理制度 篇 1

　第 ⼀ 章：总则

　 ⼀ 、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理 ⼯ 作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。

　 ⼆ 、本制度适 ⽤ 于公司所有成员并严格遵守各项规定。

　 三、切合公司实际，根据不⼀样的制度资料编写相应的规范化要求，⼒求使办公室各项⼯作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事

　务有效开展。

　 四、办公室⼈员应明确各项⼯作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每⽉有总结的⼯作⽬标。

　 第⼆ 章：职责范围

　⼀ 、办公室管理 ⼈ 员直理解 ⾏ 政 ⼈ 事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项 ⼯ 作。

　 ⼆ 、负责办公室相关规章制度的起草编写、 ⼀ 般性 ⽂ 书的整理汇编、资料信息收集编撰等 ⽂ 字 ⼯ 作。

　 三、负责公司⽂书管理、图书管理、办公⽤品管理、会议管理、清洁卫⽣管理等⼯作，保证各项事务有序开展。

　四、协调各部门之间的 ⾏ 政关系，为各部门 ⼯ 作开展供给相应的服务。

　五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项⽂化宣传等⼯作。

　 六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

　七、协助其他部门⼯作，完成上级交代的其他⼯作，如:名⽚印制、收发传真等。

　第三章：

　⼯ 作规范

　⼀ 、办公室 ⼯ 作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、 ⾔ 语规范、 ⾏ 为规范，相关规定按照员 ⼯ 守则细则执 ⾏ 。

　 ⼆、办公室管理⼈员严格按照本制度中的要求规范开展⼯作。

　第四章：办公室事务管理

　⼀ 、 ⽂ 书管理制度

　 ⽂件是⽂书的重要组成部分，⽂件是各部门根据⾃我的职责范围所制发的具有执⾏效⼒的并设有特定版头的⽂书。本制度中，⽂件特指

　公司内外部发⽂⽂件；⽽⽂书特指内部⼀般性传阅资料。档案是⽂书基础上构成的，档案是⽂书的延续。现把⽂件、⽂书、档案统归于⽂书

　管理，并对 ⽂ 书管理制度做以下规定。

　 ( ⼀ ) ⽂ 件管理制度第⼀条：管理要点 1 、为使 ⽂ 件管理 ⼯ 作制度化、规范化、科学化，提 ⾼ 办 ⽂ 速度和发 ⽂ 质量，充分发挥 ⽂ 件在各项 ⼯ 作中的指导作 ⽤ 。

　 2 、 ⽂ 件管理的范围包括 : 上级下发 ⽂ 件、公司各类制度 ⽂ 件、外部传真 ⽂ 件、政策指导类 ⽂ 件、各类合同 ⽂ 件等。

　 3、制度类⽂件按照公司⽂档统⼀格式进⾏编写，统⼀页眉、页脚，写明公司全称及⽂件性质；正⽂部分写明题⽬、时间、发⽂部门、

　资料等信息；措辞规范，表达 ⽆ 歧义。

　 4、根据⽂件属性、类别，对所有⽂件进⾏编号，根据编号定期归档，做好相应的⽂字记录，以备查阅。

　第⼆ 条：制度规范

　1 、 ⽂ 件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室 ⼈ 员负责执 ⾏ 。

　 2 、公司上报下发正式 ⽂ 件的权利主要集中在 ⾏ 政 ⼈ 事部，各部门 ⼀ 律不得 ⾃ ⾏ 向上、向下发送正式 ⽂ 件。

　 3、公司对内公开⽂件由⾏政⼈事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发⽂的⽂件由各部门负责起草，⾏政⼈事部

　负责审核，审核 ⽆ 误后 ⾏ 政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对 ⽆ 误 ⽅ 可正式打印，由总经理盖章，签发。

　 4 、凡寄 ⾄ 公司的 ⽂ 件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

　5 、机密 ⽂ 件由 ⾏ 政 ⼈ 事部主管保管，办公室 ⼈ 员对 ⼀ 般性 ⽂ 件进 ⾏ 分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

　 6、各部门因⼯作需要可借阅⼀般性⽂件，需严格履⾏借阅⼿续，对有密级程度的⽂件，需⾏政⼈事主管审批，总经理批准后⽅可借

　阅。

　 7 、办公室管理 ⼈ 员对 ⽂ 件借阅情景进 ⾏ 登记，做好借阅记录并限期清退。

　 8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进⾏整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年⼀⼩清，年终⼀⼤清。

　9、根据存档时间及存档的必要性对⽂件进⾏销毁，需上报⾏政⼈事主管签字批准，按照⽂件管理制度进⾏处理。

　 第三条：

　⽂ 件管理流程设计

　1 、内部 ⽂ 件管理流程 : 起草 ⽂ 件 → 审查编号 → 审批、签发 → 打印 ⽂ 件 → 下发 ⽂ 件 → ⽂ 件存档

　2 、外部 ⽂ 件管理流程 : 外部收 ⽂ → ⽂ 件整理 → ⽂ 件存档 → 清退 → ⽂ 件存档 → ⽂ 件销毁

　3、借阅流程:提出申请，办理⼿续→批准→借阅→清退→⽂件存档→⽂件销毁 ( ⼆ ) ⽂ 书管理制度

　第 ⼀ 条：管理要点

　 1、为确保⽂书制发、处理、管理⼯作顺利进⾏，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提⾼组织管理⼯作的效率，充分发挥⽂

　书在各项 ⼯ 作中的指导作 ⽤ 。

　 2、⽂书管理范围包括:⼀般性⽂书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、⾏政⼈事部发⽂⽂书(学习资料、各类简报)、宣传资

　料、各类应存档的图表、其他有关公司的重 ⼤ 事项 ⽂ 书资料。

　 3 、除通知外， ⼀ 般性 ⽂ 书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚， ⽂ 本资料可根据 ⽂ 书具体资料进 ⾏ 调整。

　 4、根据⽂书性质进⾏编号整理，定期对⽂书进⾏归档整理，坚持纸质⽂档与电⼦⽂档的同步更新。

　第 ⼆ 条：制度规范

　1 、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开 ⽂ 书，张贴公 ⽰ 学习。

　 2 、按照 ⽂ 书管理范围， ⾏ 政 ⼈ 事部的发 ⽂ 根据需要填写《发 ⽂ 簿》，所有 ⽂ 书原稿均由 ⾏ 政 ⼈ 事部分类存档备查。

　 3 、 ⾏ 政办公室发出的学习 ⽂ 书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。

　 4 、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

　 5 、根据 ⽂ 书的时效性和保存的价值性，对 ⽂ 书进 ⾏ 整理销毁；须上级审批同意， ⽅ 可销毁。

　 6、办公室负责⼈为第⼀职责⼈，若发现⽂书丢失，办公室⼈员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责

　承担。

　 7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条：流程设计

　起草⽂书→填写《发⽂簿》(需要时)→张贴→存档→更新⽬录(纸质档与电⼦档)→借阅→清退→审批→销毁 (三)档案管理制度第 ⼀ 条管理要点

　1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递⽂书资料，提⾼档案管理质量与效

　率。

　 2 、档案管理范围 : 公司各类证照及各类 ⽂ 件、 ⽂ 书资料、其他应存档的信息资料。

　 3、根据⽂书整理和⽂件整理编号，对对应资料进⾏相应的归档、整理、备注，并存⼊专门的档案⽂件柜保管。

　第⼆ 条：制度规范

　1 、应归档的 ⽂ 件、材料由办公室 ⼈ 员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

　 2 、所有归档 ⽂ 书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同 ⼀ 项 ⽬ ⽂ 书材料集中整理，并贴上标签。

　 3 、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编 ⽬ ，列出清单。

　 4 、各部门需借阅相关档案，须由 ⾏ 政 ⼈ 事部主管签字，审核经过后 ⽅ 可借阅，不得抄录、复制或借出。

　 5 、档案管理 ⼈ 员必须遵守保密规定，履 ⾏ 保密 ⼿ 续，异常是员 ⼯ 个 ⼈ 信息、公司图 ⽚ 等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

　6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

　第三条：流程设计

　根据 ⽂ 件、 ⽂ 书 ⽬ 录整理需要归档的档案 → 排序整理，编制编 ⽬ → 存档 → 借阅 → 清退

　⼆、办公⽤品管理制度第 ⼀ 条：管理要点

　1 、为了加强办公 ⽤ 品管理，规范办公 ⽤ 品管理各项程序，节俭办公经费，提 ⾼ 利 ⽤ 效率。

　 2 、办公 ⽤ 品管理 ⼈ 员负责办公 ⽤ 品的处理和管理 ⼯ 作，权责 ⼀ 致严格要求， ⽆ 私 ⾃ 挪 ⽤ 现象。

　 3 、办公 ⽤ 品保管实 ⾏ “ ⽇ 清 ⽉ 结，出 ⼊ 库等量、年终查存统计 ” 原则。

　 4、办公⽤品的采购，应进⾏多⽅⽐较，保证性价⽐和质量，择优选⽤，合理开⽀。

　第⼆ 条：制度规范

　1 、公司办公 ⽤ 品的采购、保管、发放和办公设备的 ⼊ 库登记由 ⾏ 政办公室全权负责。

　 2、办公⽤品购置应遵循以下程序:每⽉27号之前各部门将所需办公⽤品报⾄办公室，⾏政办公室根据各部门的需求计划和⽉末办公⽤品

　清算单中的物品实际库存和⽤量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后⽅可采购。对急⽤品的采购，可根据具体实际进⾏灵活处

　理，但必须经部门主管批准。

　 3 、根据物品所属类别，对办公 ⽤ 品进 ⾏ 及时出 ⼊ 库登记，注明名称、数量、规格、单价、出 ⼊ 库时间等，做到账物相符。

　 4 、各部门申领的办公 ⽤ 品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情景急需领 ⽤ 未填表登记，事后须及时补填。

　 5 、任何 ⼈ 未经允许不得进 ⼊ 办公 ⽤ 品管理室，不得私 ⾃ 挪 ⽤ 办公 ⽤ 品。

　 6 、办公 ⽤ 品管理 ⼈ 员负责收发 ⼊ 、离职 ⼈ 员的办公 ⽤ 品。

　 7 、办公室建 ⽴ 公司固定资产总账，每年进 ⾏ ⼀ 次汇总普查。

　 8、管理员定期对办公⽤品进⾏盘查，核实库存，保证出⼊库等量。

　第三条管理流程设计

　编制《需求计划表》审批采购 ⼊ 库登记发放

　 编制需求计划统计申购情景⽉末清算汇总出库登记三、图书管理制度

　第⼀条：管理要点

　1 、为了让 ⼤ 家有 ⼀ 个良好的借阅环境、快捷的办理 ⼿ 续，规范图书管理 ⼯ 作。

　 2 、图书管理 ⼈ 员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进 ⾏ 。

　 3、根据图书类别，对图书进⾏编号，并制作⽬录卡以备员⼯查阅。

　第⼆ 条：制度规范

　1 、各部门可根据实际 ⼯ 作需要，申请申购图书。

　 2 、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书 1-2 次。

　 3 、对所有图书进 ⾏ 分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进 ⽇ 期、作者、出版社及其他有必要的项 ⽬ 。

　 4 、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借 ⼿ 续经通知仍未还书者，按照规定进 ⾏ 惩处。

　 5 、借书 ⼈ 员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

　 6、图书管理员定期对图书进⾏清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指⽰⾏事。

　 第三条：管理流程设计

　1 、申购流程 : 填写申购单 → 审批 → 采购 → 图书 ⼊ 库登记

　2、借还流程:查阅图书⽬录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单 四、会议管理制度

　第 ⼀ 条：管理要点

　 1 、为了提 ⾼ 会议质量，促进有效沟通，提 ⾼ ⾏ 动本事，进 ⽽ 规范会议管理。

　 2 、根据公司实际及具体的情景，确定会议召开的必要性。

　 3 、清楚会议召开 ⽬ 的，合理安排时间，做到少 ⽽ 精，讲究 ⾼ 效原则。

　 4 、会议负责 ⼈ 有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提 ⾼ 会议主持 ⼈ 控制会议进程的本事与 ⽔ 平，保证会议实效。

　 5 、按照制度规定，严格会议管理，参会 ⼈ 员准时参加会议，并遵守会议纪律。

　 6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好⼀切准备⼯作。

　第 ⼆ 条：制度规范

　1 、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知 ⼯ 作。

　 2 、会议主持 ⼈ 负责会议的召开并负责现场秩序的维护， ⾏ 政专员负责做好相应的会议记录。

　 3 、 ⾏ 政专员根据参会 ⼈ 员的发 ⾔ 状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

　 4 、按照时间排列，将所有会议记录 ⽂ 字资料和电 ⼦ 资料同步整理并归档。

　 5、会议记录为公司的机要档案，保管⼈员不得擅⾃外泄。如需查阅应严格按照⽂书管理制度规定执⾏。

　第三条：管理流程设计

　会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:进取参与，做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理 五、清洁卫 ⽣ 管理制度

　第 ⼀ 条：管理要点

　 1 、为了营造 ⼀ 个良好的 ⼯ 作环境，树 ⽴ 公司形象，保证清洁卫 ⽣ 管理 ⼯ 作顺利进 ⾏ 。

　 2 、按照规定，清洁 ⼈ 员完成所有规定项 ⽬ ，并到达相应洁净标准。

　 3、办公室管理⼈员为第⼀职责⼈，管理所有清洁项⽬并不定时对卫⽣进⾏坚持与维护。

　 第 ⼆ 条：制度规范

　1 、清洁区域包括 : 办公区域、卫 ⽣ 间、会议室、地板及其他纳 ⼊ 在内的区域。

　 2 、按照排班安排，轮流打扫清洁， ⾏ 政 ⼈ 事部 ⼈ 员负责卫 ⽣ 检查 ⼯ 作。

　 3、清洁卫⽣实⾏卫⽣职责制，办公室管理⼈员负责管理办公室所有区域的清洁卫⽣，当⽇值⽇⽣按时做好所有的清洁，监督者及时做

　好相应的督察。

　 4 、由办公室管理员不定时对清洁卫 ⽣ 进 ⾏ 维护，保证地 ⾯ 整洁，茶 ⽔ 供应，洗 ⼿ 间的整洁和卫 ⽣ 纸供应等 ⼯ 作。

　 5 、值 ⽇ ⽣ 在规定时间内做好所有清洁项 ⽬ ，填写《清洁卫 ⽣ 值 ⽇ 表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫 ⽣ 监督表》。

　 6、未按要求清洁者，按照规定予以处罚。第三条：流程设计

　安排清洁排班→完成清洁项⽬→填值⽇表→监督检查→填写监督表→办公室⼈员执⾏维护→发现问题→执⾏处理六、 ⽇ 常事务管理

　( ⼀ ) 接待管理

　 第 ⼀ 条来客接待是 ⾏ 政事务的重要组成部分，为使接待 ⼯ 作规范有序，维护公司的良好形象，对接待 ⼯ 作做具体的要求。

　 第...

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